Rendezvények

Amikor a környezettudatosságról beszélünk, mindenkinek nagyjából ugyanazon dolgok jutnak eszébe (szelektív hulladékgyűjtés, energia- és víztakarékosság stb.), de a rendezvényeink, tárgyalásaink megszervezése és lebonyolítása során is törekedhetünk a „zöld” irányelvek érvényesítésére.

Zöld rendezvények

Tény: Világszerte évente több mint 80 millióan járnak meetingekre vagy konferenciákra, és még ennél is többen vesznek részt különböző szakmai vásárokon, kiállításokon. (www.manchester.gov.uk/downloads/greenguide.pdf)

Zöld rendezvény az, amely ügyel arra, hogy a rendezvény minden vonatkozása, beleértve annak helyét, az étkezést, a szállítást és az anyagokat, a környezetszennyezés megelőzését szem előtt tartva kerül meghatározásra, abból a célból, hogy csökkentsék a környezetre gyakorolt hatást. (Environment Canada’s Green Meetings Guide, 2007)

Miért zöldüljünk?

1) Kiadáscsökkentés

A takarékos energiafogyasztás, a hulladék csökkentése, a helyi termékek vásárlása és egyszerűen a kisebb fogyasztás megtakarításhoz vezet. Még akkor is, ha néhány környezetbarát termék költségesebb a hagyományos megfelelőjénél, a zöld alapelvek alkalmazása hosszú távon csökkenti a kiadásokat.

2) Jó hírnév kialakítása, pozitív megítélés.

Egy környezettudatos rendezvény jól látható módon szemlélteti a fenntarthatóság iránti elkötelezettségünket.

3) Figyelem felkeltése

Minden egyes rendezvény egyedülálló alkalom arra, hogy felkeltsük a résztvevők, a személyzet, a szolgáltatók és a helyi közösség figyelmét a zöld termékek és szolgáltatások előnyeivel kapcsolatban, és hogy az embereket felelős döntések meghozatalára ösztönözzük.

4) Társadalmi hasznosság, szociális előnyök

Megfelelő kivitelezés és tervezés mellett a rendezvény elősegíti a régió fejlődését. A munkateremtésen keresztül, a helyi szállítóknak munkát adva, és a zöld gyakorlatok katalizátoraként működve a régióban.

5) Döntéshozók befolyásolása

A normák megosztásával és új magatartási formák bemutatásával más szereplőket és szervezeteket motiválhatunk a környezeti és szociális fejlődésre.

6) A legjobb gyakorlatok elterjesztése a szervezetben

A fair trade italok felszolgálása és a munkatársi utazások széndioxid-kibocsátásának bemutatása, illetve a mindennapi munka során megjelenő környezettudatos viselkedési formák, mind remek tanulási lehetőséget jelentenek az egész szervezet számára.

Környezetbarát módon rendezvényt szervezni sokkal egyszerűbb, mint gondolnánk, s az esetek többségében költséghatékonyabb is.Gondoljunk csak arra, ha az üveges ásványvíz helyett csapvizet fogyasztunk egy konferencián, vagy csökkentjük a nyomtatott anyagok számát.

A következő néhány lépésben egyszerű és hasznos tippeket adunk a zöld rendezvények szervezéséhez.

Úti cél kiválasztása

A konferenciahelyszín választásakor érdemes figyelembe venni, hogy a város fontosnak tartja-e a környezet védelmét. Az Amerikai Egyesült Államokban már régóta foglalkoznak a fenntarthatóság fogalmával, mind egyéni, mind vállalati, mind városi, állami szinten. Ezt talán a legjobban az bizonyítja, hogy felállítottak egy listát a „TOP 10 fenntartható városról”..

Európában 2010-ben Stockholm nyerte el a megtisztelő „Zöld város” címet, melyet 2011-ben Hamburg, 2012-ben a spanyol Vitoria-Gasteiz, 2013-ban pedig a francia Nantes város fog viselni.

Sajnálatos módon Magyarországon még nem került előtérbe a fenntartható város fogalma, nem lett a köztudat része, így hazánk ezen a téren nem hasonlítható össze az imént említett külföldi városokkal, azonban ez ne tántorítson el bennünket a zöld rendezvények megszervezésétől!

Konferenciahelyszín

Magyarországon, csakúgy, mint a világ többi táján is, meglehetősen sok, kisebb-nagyobb rendezvények, konferenciák szervezésére alkalmas hotel található. Ezen túlmenően széles a választék a különböző minőségű és méretű rendezvényhelyszínek, konferenciaközpontok terén. Magyarországon jelenleg két zöld kongresszusi központ található:

  • Szegedi Tudományegyetem Kongresszusi Központ, Szeged
  • REC Konferencia Központ, Szentendre

A helyszín esetében az alábbi szempontokat vegyük figyelembe:

Elhelyezkedés: a helyszín tömegközlekedési eszközökkel vagy akár gyalogosan, kerékpárral is könnyen megközelíthető legyen! Ne utazzunk túl messzire egy találkozó miatt!

Energiafelhasználás: válasszunk olyan helyszínt, ahol az elsődleges energiahordozókkal (villany, gáz, víz) tudatosan bánnak, pl. napkollektort, naperőművet üzemeltetnek; kihasználják a természetes fény adta lehetőségeket; mozgásérzékelős, illetve alkonykapcsolókat használnak stb.

Tipp: A rendezvény helyszínén egyeztessük, hogy a termet milyen hőfokra tudják hűteni, fűteni, illetve, hogy a helyiségben lévő világítást, gépészetet (hűtés-fűtés), technikai berendezéseket használaton kívüli időben kapcsolják ki.

Hulladékgazdálkodás: figyelmünk terjedjen ki a helyszín választása során arra is, hogy szelektíven gyűjtik és szállítják-e el a keletkezett hulladékot.

Menedzsment: a lehetséges helyszín kiválasztásakor vegyük figyelembe, hogy a rendezvényhelyszín rendelkezik-e környezeti tanúsítvánnyal (például Green Globe), környezeti politikával, filozófiával, bármilyen, a környezet védelmére vonatkozó előírással, szabályzattal.

Étkeztetés: a szolgáltatással kapcsolatban az étkezésnél leírtakat vegyük figyelembe.

Takarítás: a választásunk során vegyük figyelembe, hogy az adott helyszínen milyen mértékben részesítenek előnyben, alkalmaznak-e környezetbarát tisztítószereket, megoldásokat (például vízmentes piszoár).

Szállás

A szállás esetében az alábbi szempontokat vegyük figyelembe:

Menedzsment: A lehetséges szállás kiválasztásakor vegyük figyelembe, hogy a rendezvényhelyszín rendelkezik-e környezeti tanúsítvánnyal (például Zöld Szálloda, Green Key, EcoRooms and EcoSuites), környezeti politikával, bármilyen, a környezet védelmére vonatkozó előírással, filozófiával.

Elhelyezkedés: Olyan szállodát válasszunk, ami közel van a rendezvényhelyszínhez, tömegközlekedési eszközökkel, de akár gyalogosan, kerékpárral is megközelíthető legyen.

Energiahatékonyság és vízgazdálkodás: Igyekezzünk olyan szállodát választani, melyben csak kérésre cserélik ki a törölközőket, ágyneműt, továbbá nagy tételben vásárolnak tisztálkodási szereket, illetve odafigyelnek a takarékos energiafelhasználásra (szobák hűtése-fűtése).

Tipp: Minél elegánsabb egy szálloda, annál magasabb a vízfogyasztása. Átlagban az egy vendégre jutó vízfogyasztás kb. 220 liter, míg ez egy 4 vagy 5 csillagos szállodában akár 520 literre is felmehet, ami többek között a wellness részlegnek, uszodának és a mosodának tudható be.

A konferenciahelyszínhez hasonlóan a szállás kiválasztásánál se feledkezzünk meg az adott helyszín hulladékgazdálkodásával, az étkezéssel, valamint a takarítással kapcsolatos környezetvédelmi szempontokról.

Mobilitás

  • Gondoskodjunk „sétáló térképekről”, ezzel is támogatva a tömegközlekedést, sétát, kerékpározást!
  • Kombinált tömegközlekedési jegyek ajándékozásával hassunk ösztönzőleg az emberekre; szervezzünk különbuszokat!
  • A rendezvény honlapján informáljuk a résztvevőket a közösségi közlekedéshez (vonat, busz) alkalmas eszközök menetrendjéről!
  • A rendezvényhez ajánljunk széndioxid-kibocsátás ellensúlyozó programot!

Étkezés

  • Cateringes partnerünktől hagyományos, elmosható evőeszközök használatát kérjük és kerüljük az eldobható evőeszközök alkalmazását!
  • Az ebéd lehetőség szerint büfé rendszerben kerüljön felszolgálásra, legyen vegetáriánus étel is a menüsorban!
  • Vizet vagy csak nagy kiszerelésű ásványvizet, üdítőt, tejszínt vagy tejet és kristálycukrot, valamint hagyományos kiskanalat használjunk!
  • Biztosítsunk lehetőséget fair trade, bio kávészünetre!
  • Kérjük partnerünket, hogy az ételekhez használt alapanyagok (zöldség, gyümölcs, hús, hal, tojás stb.) idényjellegűek és helyi gazdaságból, termelőtől valók legyenek; a sütemények, péksütemények helyi beszállítóktól származzanak!
  • Kérjünk olyan szalvétát, mely gyorsan lebomló anyagból készül és a gyártása során kiemelt figyelmet fordítanak a környezet megóvására!
  • Amikor csak lehetséges, a megmaradt ételt ajánljuk fel a helyi hajléktalanszállóknak, ingyenes konyháknak!
  • Bizonyosodjunk meg arról, hogy a rendezvény helyszínén az étkezések során keletkezett hulladékot szelektíven gyűjtik és szállítják el! Külső cateringes partnerünket kérjük arra, hogy a rendezvény helyszínéről szelektíven szállítsa el a szemetet!

A rendezvény előkészítése, lebonyolítása – kommunikáció

Nyomtatott anyagok:
  • Nyomtassunk a lehető legkevesebbet!
  • Hozzunk létre e-mail címlistát a rendezvénnyel kapcsolatos információk elküldésére!
  • Hirdessünk elektronikusan és alkalmazzuk az elektronikus regisztrációt!
  • Nyomtatáskor és fénymásoláskor mindig használjuk a papír mindkét oldalát!
  • Használjunk újrahasznosított papírt a nyomtatáshoz!
  • Minimalizáljuk a kiosztott anyagokat!
  • Biztassuk az előadókat, hogy az előadásaik anyagát elektronikus úton juttassák el a szervezőkhöz és a résztvevőkhöz!
  • A kitűzőket gyűjtsük vissza későbbi felhasználás céljából! Helyezzünk el gyűjtődobozokat a regisztráció környékén!
  • Javasoljuk a kiállítóknak, hogy kerüljék a dátumok, szlogenek feltüntetését a kiállítási anyagokon, így azok később is felhasználhatók lesznek!
Résztvevők tájékoztatása, kommunikáció:
  • Már a rendezvény előtt tájékoztassuk a résztvevőket (e-mail formájában, vagy a jelentkezés igazolásakor) a környezetvédelmi, társadalmi felelősségvállalás (CSR) programokról, és arról, hogy a résztvevők hogyan tudnakkapcsolódni ezekhez!
  • A programfüzet tartalmazza a helyszínen rendelkezésre álló környezetvédelmi lehetőségeket. Tájékoztassuk a résztvevőket minden egyéb, a hulladék mennyiségének csökkentésére, energiatakarékosságra irányuló programról!
  • Bíztassuk a kiállítókat, hogy helyezzenek el információs táblát a standjukon, melynek segítségével tájékoztatják a látogatókat környezetvédelmi, társadalmi szerepvállalási törekvéseikről!
  • Jelezzük a kiállítók, szervezők felé, hogy kartonstandok, karton információs pultok felállítására is van lehetőség!
Ajándéktárgyak:
  • Mindennapi munkában, életben használható ajándékokat adjunk, kerüljük a felesleges ajándékokat!
  • Táskák, dossziék ajándékozásánál használjuk azokat, amelyek környezetbarát anyagból készültek, pl. vászontáska, újrahasznosított papírdosszié, egyedi, fából készült asztali tolltartó, virágtartó.
  • Az egyes ajándékokat ne csomagoljuk be túlzottan!
  • Biztosítsunk lehetőséget a nem kívánatos ajándéktárgyak felajánlására!
Hulladékgazdálkodás:
  • Tájékoztassuk a kiállítókat, résztvevőket, hogy melyek a helyszíni lehetőségek a szelektív hulladékgyűjtésre!
  • A gyűjtőszigeteket jelöljük az alaprajzon!

Tipp: Zöld rendezvény szervezésével kapcsolatos ellenőrzőlistát talál a www.iclei.org/itc/greening oldalon!


?>